(© Melanie Vogel) Zombie-Projekte sind formal noch existent, operativ jedoch wirkungslos. Sie sind Produktivitätskiller und genau darin liegt ihre Gefahr. Zu Beginn eines neuen Jahres nehmen sich viele HR-Verantwortliche und Führungskräfte vor, Prioritäten zu schärfen und Ressourcen auf das Wesentliche zu konzentrieren. Doch schon wenige Wochen später zeigt sich in vielen Organisationen ein gegenteiliges Bild: Mitarbeitende arbeiten weiter an Projekten, die faktisch tot sind. Sie kommen nicht voran, haben keine klare Verantwortung und liefern keine relevanten Ergebnisse mehr. Diese Vorhaben werden zunehmend als „Zombie-Projekte“ bezeichnet. Eine aktuelle internationale Studie des Softwareunternehmens Atlassian zeigt, dass dieses Phänomen kein Randproblem ist, sondern strukturelle Ausmaße angenommen hat.
Was sind Zombie-Projekte?
Zombie-Projekte sind Initiativen, die:
- seit Wochen oder Monaten keinen messbaren Fortschritt zeigen,
- keine eindeutige Projektverantwortung oder Entscheidungsinstanz haben,
- weiterhin Zeit, Aufmerksamkeit und Energie binden,
- jedoch keinen erkennbaren Beitrag zu den strategischen Zielen leisten.
Sie sind formal noch existent, operativ jedoch wirkungslos. Und genau darin liegt ihre Gefahr.
Belastung für Mitarbeitende und Organisation
Laut der Atlassian-Befragung von rund 8.000 Büroangestellten weltweit gaben 44 % an, mit solchen Zombie-Projekten ins Jahr 2026 gestartet zu sein. Mehr als ein Drittel der Beschäftigten empfindet diese „Projekt-Leichen“ als konkrete Stressquelle. Sie berichten von:
- sinkender Produktivität,
- mentaler Überlastung durch parallele Aufgaben ohne Sinnklarheit,
- wachsender Erschöpfung bis hin zu Burnout-Symptomen.
Zombie-Projekte wirken damit wie ein permanenter Hintergrundlärm: Sie verschwinden nicht, fordern aber kontinuierlich kognitive und emotionale Ressourcen.
Warum es so schwerfällt, Projekte zu beenden
Die eigentliche Frage ist weniger, ob es Zombie-Projekte gibt, sondern warum sie weiterleben, obwohl ihr Zustand allen Beteiligten bewusst ist. Der Projektmanagement-Experte Antonio Nieto-Rodriguez zeigt in einer Studie aus dem Jahr 2024, dass nur 8 % der Organisationen ihre Projektportfolios monatlich überprüfen. Fast die Hälfte beendet Projekte nur gelegentlich, und 7 % stoppen Projekte grundsätzlich nie. In einem Beitrag für die Harvard Business Review argumentiert Nieto-Rodriguez, dass Unternehmen ohne negative Folgen bis zu 50 % ihrer laufenden Projekte einstellen könnten. Sie tun es aber nicht. Dahinter stehen mehrere psychologische und organisationale Fallen.
1. Angst vor Gesichtsverlust
Über ein Drittel der Befragten befürchtet, dass das Beenden eines Projekts als persönliches oder organisatorisches Scheitern interpretiert wird. Stattdessen entsteht eine Art institutionelles Wunschdenken: Solange das Projekt „offiziell lebt“, scheint noch Hoffnung zu bestehen, selbst wenn niemand mehr daran glaubt.
2. Entscheidungslücken
Über ein Drittel der Befragten befürchtet, dass das Beenden eines Projekts als persönliches oder organisatorisches Scheitern interpretiert wird. Stattdessen entsteht eine Art institutionelles Wunschdenken: Solange das Projekt „offiziell lebt“, scheint noch Hoffnung zu bestehen, selbst wenn niemand mehr daran glaubt.
3. Die Sunk-Cost-Falle
Ein klassischer Denkfehler verstärkt das Problem: Je mehr Zeit und Ressourcen bereits investiert wurden, desto schwerer fällt es, aufzuhören. Das Argument lautet dann: „Wir haben schon so viel investiert, jetzt können wir nicht mehr abbrechen.“ Rational betrachtet ist genau das Gegenteil richtig.
Die versteckten Kosten lebender Untoter
Zombie-Projekte verursachen nicht nur Frust, sondern messbare wirtschaftliche Schäden. Atlassians „State of Teams“-Studie zeigt, dass Fortune-500-Unternehmen jährlich rund 2,4 Milliarden Arbeitsstunden mit der Suche nach Informationen verschwenden. Überholte Projekte verstärken dieses Chaos:
- Projektlandschaften werden unübersichtlich,
- Prioritäten verlieren an Glaubwürdigkeit,
- Mitarbeitende wissen nicht mehr, worauf es wirklich ankommt.
Nieto-Rodriguez betont dabei ausdrücklich: Es geht nicht um Stellenabbau. Es geht um Fokus, Klarheit und Produktivität.
Konsequenzen für HR und Führung
Für HR, Organisationsentwicklung und Führungskräfte ergibt sich daraus ein klarer Auftrag:
- Projektbeendigungen müssen als professioneller Akt etabliert werden – nicht als Makel.
- Regelmäßige Portfolio-Reviews sollten institutionalisiert werden.
- Entscheidungsrechte zum Stoppen von Projekten müssen klar definiert sein.
- Psychologische Sicherheit ist notwendig, damit Mitarbeitende Probleme frühzeitig benennen können.
Organisationen, die lernen, bewusst loszulassen, gewinnen nicht nur Zeit und Energie zurück, sondern stärken auch Vertrauen, Fokus und Leistungsfähigkeit.
Fazit
Zombie-Projekte sind kein Zeichen mangelnder Leistungsbereitschaft, sondern Ausdruck struktureller und kultureller Defizite im Umgang mit Prioritäten und Entscheidungen. Wer sie konsequent identifiziert und beendet, schafft Raum für das, was wirklich Wert erzeugt. In einer Arbeitswelt mit begrenzter Aufmerksamkeit ist das Beenden von Projekten keine Schwäche – sondern eine zentrale Führungsfähigkeit.
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